¿Tengo que pedir el DNI a mis clientes para cumplir con VeriFactu?

Actualización del 8 de octubre de 2026: los plazos publicados de adaptación SIF para usuarios incluidos siguen siendo el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Hacienda prevé trasladar obligaciones pendientes a octubre de 2028, pero falta la norma que lo haga efectivo. Consulta el calendario SIF vigente y anunciado. La factura electrónica B2B tiene su propio calendario.

Es la pregunta que más repiten las tiendas desde que VeriFactu entró en la conversación: si cada factura genera un registro para la Agencia Tributaria, ¿hay que identificar a cada comprador? No, no con carácter general.

La creencia nace de juntar dos cosas distintas. Que tu programa genere un registro por cada factura no significa que esa factura tenga que llevar los datos de quien compra. La factura simplificada no los lleva y sigue siendo válida.

El DNI de un particular español es su NIF: el mismo número con dos nombres. Un extranjero residente se identifica con su NIE. Una empresa tiene su propio NIF, que empieza por letra. Y en las operaciones intracomunitarias aparece el NIF-IVA, que es un identificador distinto y hay que comprobarlo contra el censo europeo (VIES). Pedir «el DNI» y necesitar «el NIF-IVA» no son la misma gestión.

¿Tengo que pedir el DNI a mis clientes para cumplir con VeriFactu?

No. VeriFactu no crea ninguna obligación de identificar al comprador. Regula cómo tu programa genera, encadena y conserva el registro de cada factura. Quién debe aparecer en esa factura lo decide el reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012, que es anterior y no ha cambiado en este punto.

Un registro de facturación es el apunte que tu sistema crea al expedir una factura: recoge los datos fiscales de la operación, se encadena con la huella del registro anterior y se remite a la Agencia Tributaria o se firma, según la modalidad. Ese registro describe la factura; no le añade campos. Una tienda que hoy emite tickets sin datos del comprador podrá seguir emitiéndolos cuando le llegue su fecha.

¿Qué datos lleva entonces una factura simplificada?

Los del emisor, no los del comprador. El artículo 7.1 del RD 1619/2012 enumera su contenido obligatorio, y el destinatario no aparece en esa lista. El reglamento diseñó este documento precisamente para no tener que identificar a quien compra en una venta al consumidor final.

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición, y fecha de la operación si es distinta.
• NIF y nombre o razón social del expedidor.
• Identificación de los bienes entregados o de los servicios prestados.
• Tipo impositivo aplicado y contraprestación total.
• Referencia a la factura rectificada, cuando se trate de una rectificativa.
• Las menciones especiales que correspondan a la operación.

La factura completa sí exige nombre, NIF y domicilio del destinatario. Por eso la pregunta útil para tu tienda no es «¿pido el DNI?», sino «¿esta operación exige factura completa?».

¿Cuándo sí necesito el NIF del comprador?

Cuando la operación exige factura completa. El artículo 2.2 del RD 1619/2012 enumera los casos en los que hay que expedirla en todo caso, y el primero es el más frecuente en una tienda online: que tu cliente sea empresario o profesional y actúe como tal. Ahí sí hay que identificarlo.

• Destinatario empresario o profesional que actúe como tal.
• Entregas a otro Estado miembro del artículo 25 de la Ley del IVA.
• Entregas sujetas a reglas especiales de localización.
• Entregas con destino fuera de la Comunidad.
• Entregas con instalación o montaje previo.
• Destinatarios que sean personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, o Administraciones Públicas.

La última letra es la que más sorprende a quien vende online. Una asociación, una fundación o un ayuntamiento que compran en tu tienda sin actuar como empresarios o profesionales necesitan factura completa aunque no sean una empresa y aunque el pedido sea de veinte euros. El matiz importa: una asociación que sí desarrolla una actividad empresarial entra por la letra a), no por la f).

¿Y el importe influye algo?

Menos de lo que la gente cree. El artículo 4.1 fija el límite general de la simplificada en 400 euros con IVA incluido, pero el artículo 4.2.a) sube ese tope a 3.000 euros para las ventas al por menor.

El reglamento las define como entregas de bienes muebles corporales en las que el destinatario no actúa como empresario o profesional, sino como consumidor final. Una tienda online B2C encaja de lleno ahí.

Con una excepción: no se reputan ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que, por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación, sean principalmente de utilización empresarial o profesional. Si tu catálogo es consumible industrial, esa letra deja de cubrirte.

El artículo 4.4 enumera aparte los supuestos en los que no cabe simplificada, y no remite al artículo 2: tiene su propia lista, encabezada por las entregas intracomunitarias. En el plano técnico, la Agencia Tributaria valida el registro de una simplificada hasta 3.000,00 euros sumando base y cuota, y lo rechaza con el error 1150 por encima, según el documento de validaciones y errores de la AEAT en su versión 1.2.2, de 8 de abril de 2026. Que la AEAT acepte un registro no significa que la factura fuera la que tocaba expedir.

¿Y si el cliente me pide la factura con sus datos después de comprar?

Se la expides, y eso no es una rectificación. El artículo 15.6 del RD 1619/2012 establece que las facturas expedidas en sustitución de simplificadas anteriores no tienen la consideración de rectificativas. Es el canje, y en VeriFactu se documenta con el tipo F3, cuyo registro referencia la simplificada sustituida.

La simplificada original no se anula ni se borra. Sigue existiendo, con su número y su registro, y la nueva la sustituye a efectos del destinatario. La cadena de tu sistema no se rompe: solo crece con un registro más.

En Factulit ese canje se pide de forma explícita, pedido a pedido: hoy no se deduce solo en todas las plataformas, y preferimos decirlo antes de que lo descubras tú. Lo que sí hace el sistema es validar el NIF que tu tienda ya recoge y, cuando falta un dato que la operación exige, retener el pedido en revisión con el motivo escrito en vez de emitir una factura mal tipificada.

¿Puedo poner el DNI como campo obligatorio en mi checkout?

Poder, puedes, pero pregúntate para qué lo necesitas. El artículo 5.1.c del Reglamento General de Protección de Datos, el Reglamento (UE) 2016/679, recoge el principio de minimización: los datos personales han de ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad. Si la operación no exige factura completa, ese campo no cumple ninguna finalidad de facturación.

Esto no convierte tu configuración actual en ilegal, y aquí no vamos a dictaminarlo. Qué datos recoge tu checkout, con qué base y con qué información al usuario, es una decisión de tu asesoría y de tu responsable de protección de datos. Lo que sí sabemos es que esa obligación no viene de VeriFactu.

Y hay un segundo coste, mucho menos discutido. Cada campo obligatorio del checkout cuesta pedidos, y un identificador fiscal genera bastante fricción porque el comprador no entiende para qué se lo pides en una compra de treinta euros. El patrón que suele funcionar es dejarlo opcional, detrás de una casilla del tipo «necesito factura con mis datos».

¿Qué pasa si vendo a otro país de la Unión Europea?

Ahí el identificador deja de ser opcional. Si la operación es una entrega intracomunitaria del artículo 25 de la Ley del IVA, el artículo 2.2.b) obliga a factura completa y el artículo 4.4 excluye la simplificada. Necesitas el NIF-IVA de tu cliente y necesitas poder demostrar que lo comprobaste.

El NIF-IVA no se valida mirándolo. Se consulta contra el censo europeo (VIES), y el resultado de esa consulta es lo que sostiene tu tratamiento si alguien te lo pregunta dos años después. Factulit comprueba contra VIES el NIF-IVA intracomunitario cuando el cliente aporta uno y guarda la evidencia junto al pedido.

Distinto es el caso de las ventas a distancia a consumidores de otros países, donde lo que decide es dónde se localiza la operación y qué tipo impositivo aplica. Ese encaje es material para tu asesor.

Queda tiempo para ordenar esto. Los plazos publicados de adaptación SIF para usuarios incluidos son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, según el reglamento VeriFactu con la prórroga del Real Decreto-ley 15/2025; el detalle por tramo está en fechas y plazos de VeriFactu. Revisar qué pide tu checkout no depende de ningún proveedor.

Qué leer después

El caso completo de este documento, con los supuestos del artículo 4.4 desarrollados, está en la factura simplificada en una tienda online. Y el mapa general de la obligación aplicada a una tienda está en VeriFactu para tiendas online.