Recargo de equivalencia, cupones y portes: los tres importes que descuadran una factura

El pedido está cobrado. Lo que llegó a la pasarela coincide con el carrito al céntimo. Y la factura sale con una cuota de IVA que no es la que debería. Nadie ha tocado nada: el carrito y la factura no calculan lo mismo.

Un carrito suma importes finales. Una factura reparte esos importes por tipo impositivo y calcula la cuota de cada grupo. Entre esas dos operaciones hay tres importes que se colocan mal con muchísima facilidad: el descuento de un cupón, los gastos de envío y el recargo de equivalencia.

La base imponible es el importe sobre el que se calcula la cuota de IVA de cada línea. No coincide con el precio que paga el cliente ni con el total del pedido: es el resultado de sumar lo que forma parte de la contraprestación y restar lo que la norma excluye. Casi todos los descuadres de una tienda online son un error al construir esa base.

¿Por qué descuadra una factura si el pedido está bien cobrado?

Porque el total del pedido y la base imponible se calculan con reglas distintas. El carrito trabaja con importes finales; la factura agrupa por tipo de IVA y calcula la cuota de cada grupo. Cuando un cupón, unos portes o un recargo caen en el grupo equivocado, el total sigue cuadrando y la cuota ya no.

El caso más incómodo es el que no da error en ningún sitio: un pedido con líneas al 21 %, al 10 % y una línea exenta o a tipo cero. Si el descuento se reparte de forma proporcional al importe pero sin distinguir el tipo de cada línea, acaba apareciendo cuota sobre una base que no debería llevarla. El pedido cuadra al céntimo, la factura no describe la operación y no salta ninguna alarma.

¿Cómo se reparte un cupón entre líneas con distintos tipos de IVA?

Proporcionalmente, y siempre dentro de cada tipo. Los descuentos concedidos previa o simultáneamente a la operación no forman parte de la base imponible: lo dice el artículo 78.Tres.2.º de la Ley 37/1992 del IVA. El cupón baja la base de cada línea afectada, y la cuota se calcula después, sobre la base ya reducida.

Con tres líneas y un cupón de 15 € sobre un pedido de 150 € de base:

Si en lugar de repartirlo se descuenta todo del producto A, la base al 21 % baja 15 € y la cuota total del pedido cambia. El cliente paga lo mismo y la factura declara otra cosa.

Cuando un pedido lleva una línea exenta o a tipo cero, esa línea también absorbe su parte del descuento y sigue sin generar cuota. Si el reparto le asigna cuota, el resultado es una línea sin tipo impositivo con importe de IVA. Es el síntoma con el que empieza casi toda revisión de un descuadre.

Lo que llega desde la tienda no es el historial, es la resta

Un aviso sobre el dato de origen, porque cambia lo que se puede comprobar después. La mayoría de plataformas entregan el descuento ya aplicado: un importe por línea, sin decir de qué promoción viene ni cómo se combinó con las demás. Si apilas cupón, descuento de catálogo y tarjeta regalo, lo que recibe el sistema de facturación es el resultado, no el desglose.

Eso tiene una consecuencia práctica: un pedido pagado en parte con tarjeta regalo no se factura solo. Se retiene a revisión, porque el importe que falta no es un descuento sobre la base y tratarlo como si lo fuera produciría una factura incorrecta.

¿Qué IVA llevan los gastos de envío?

Los portes que repercutes al cliente forman parte de la base imponible de la entrega. El artículo 78.Dos.1.º de la Ley 37/1992 incluye expresamente los gastos de portes y transporte entre los conceptos que se integran en la contraprestación. No son un servicio aparte que se factura al 21 % por defecto.

Con un carrito de un solo tipo impositivo, los portes van a ese tipo. Con un carrito mixto hay que repartirlos, igual que el cupón. Y aquí termina lo que puede decidir un programa: el criterio de reparto de los portes en un carrito con varios tipos admite lecturas, y esa decisión es de tu asesor fiscal. Lo que sí hace el sistema es aplicar el criterio que le indiques siempre igual y dejar rastro de cuál aplicó.

¿Y si el cliente está en recargo de equivalencia?

Entonces la factura lleva dos importes por línea en lugar de uno: la cuota de IVA y la cuota del recargo. El régimen se regula en los artículos 148 a 163 de la Ley 37/1992, y los tipos están en el artículo 161: 5,2 % sobre las entregas al tipo general, 1,4 % sobre las del tipo reducido, 0,5 % sobre las del superreducido y 1,75 % en el caso del tabaco.

Sobre quién tiene que avisar, la norma es clara y casi nadie la cita: el artículo 163 obliga al minorista a acreditar ante sus proveedores si está sujeto al régimen. La obligación de informar es suya. Tu problema es de otro tipo, y es de fontanería: ningún checkout estándar pregunta si quien compra es un comerciante minorista, así que aunque el cliente cumpla, el dato no viaja en el pedido. Si vendes a minoristas, tiene que estar en la ficha del cliente o en un campo del pedido antes de emitir.

Dos matices más que ahorran facturas mal emitidas. El régimen no alcanza a todas las entregas: hay bienes expresamente excluidos, y en sectores como la joyería, la peletería o la maquinaria industrial eso deja de ser un detalle. Y el régimen no se aplica a sociedades mercantiles, así que un cliente que sea una S.L. no está en recargo por definición.

¿Qué hago con un pedido cuyo IVA no cuadra?

Detenerlo antes de emitir, no después. Emitir una factura incorrecta y rectificarla cuesta dos documentos, dos registros y una conversación con el cliente. Detener el pedido cuesta un minuto.

Ese es el comportamiento de Factulit en los tres casos de este artículo. Si el reparto de un descuento deja cuota sobre una base que no debería llevarla, si los portes no encuentran un tipo aplicable, o si aparece un cliente minorista sin el recargo mapeado, el pedido se queda en revisión con el motivo escrito.

Desde ahí abres el borrador de la factura, ves la diferencia con el pedido, corriges y emites. Mientras el borrador está en revisión no tiene número, ni QR, ni registro de facturación: no existe todavía para la Agencia Tributaria, porque la comunicación solo se produce al emitir.

Es una decisión de diseño deliberada, y se dice tal cual: Factulit valida, avisa y retiene, pero no decide por ti. La clasificación fiscal de un pedido raro es tuya y de tu asesor. Lo que aporta el sistema es que el pedido raro no se cuele emitido.

Seis comprobaciones antes de emitir

1. Que cada línea del pedido llega con su tipo impositivo, y no solo con su precio final.
2. Que los descuentos se reparten proporcionalmente y respetan el tipo de cada línea.
3. Que ninguna línea exenta o a tipo cero acaba con cuota.
4. Que los portes tienen un criterio de tipo escrito y aplicado siempre igual.
5. Que sabes qué clientes están en recargo de equivalencia antes de que compren.
6. Que la suma de bases más cuotas coincide con el total cobrado, al céntimo.

La última es la más útil de todas, porque es la única que detecta a la vez los cinco fallos anteriores.

Qué leer después

Si el descuadre ya se te ha colado en una factura emitida, el camino no es borrarla: es la factura rectificativa. Y si lo que te ha llegado es un rechazo de la Agencia Tributaria y no sabes qué te está diciendo, están todos explicados uno a uno en el catálogo de errores de la AEAT.